Bedrijfsfeest foto's verzamelen via QR-code

Na elk personeelsfeest is het hetzelfde verhaal: HR wil foto's voor de nieuwsbrief of het intranet, en die staan op de telefoons van tweehonderd collega's. Een WhatsApp-groep aanmaken betekent dat iedereen elkaars privénummer krijgt, en dat wil niet iedereen. Een mail met 'stuur je foto's door' levert twaalf foto's op van drie mensen. De rest verdwijnt.

Met een QR-code op de tafels verzamel je alles op één plek, in originele kwaliteit, en zonder dat een collega iets hoeft te installeren of te delen. Wie een foto maakt, scant en uploadt. Als organisator zie je alles binnenkomen in je dashboard en download je na het feest één ZIP. Van het eindejaarsfeest, de teambuilding, de zomerbarbecue of het jubileum van het bedrijf.

Op een bedrijfsfeest werkt het beste wat iedereen sowieso ziet. Combineer een paar van deze plekken:

• Op elke tafel en bij de bar, als geprint kaartje of tafelstandaard.
• Op het scherm tijdens de speech van de directie of de openingsact: één slide met de QR-code en één zin uitleg.
• Bij de fotohoek of de photobooth, waar collega's toch al aan het fotograferen zijn.
• In de uitnodigingsmail en op het intranet, met de link in plaats van de QR-code.
• Laat de presentator of de organisator het één keer zeggen. Dat is de goedkoopste manier om het aantal foto's te verdubbelen.

Met het Premium-pakket krijg je een slideshow-link die je opent op een laptop aan het grote scherm of de beamer van de zaal. Elke foto die een collega uploadt, verschijnt binnen enkele seconden. Op een personeelsfeest werkt dat aanstekelijk: teams zien zichzelf, maken er nog een paar, en de slideshow wordt vanzelf het gespreksonderwerp van de avond. Een foto die niet op het scherm hoort, haal je vanuit je dashboard met één klik van de slideshow en uit de galerij; hij blijft wel in jouw ZIP.

Foto's van medewerkers zijn persoonsgegevens. Daarom is het belangrijk dat ze niet op een openbaar album belanden en dat de organisatie zelf bepaalt wie ze ziet. Bij ConceptPics staan de foto's nooit open op het internet. Collega's zien de galerij enkel via de eventlink, en alleen bij Standaard en Premium. Als organisator kun je elke foto verwijderen of verbergen. Na dertig dagen wordt het event automatisch verwijderd; wat je bewaart, staat in jouw eigen ZIP.

Wil je foto's gebruiken voor de nieuwsbrief, de website of sociale media, vraag dan zoals altijd toestemming aan de collega's die herkenbaar in beeld zijn. Het verzamelen via de QR-code verandert daar niets aan, maar maakt het wel makkelijker om te weten welke foto's je hebt.

Organiseer je meerdere feesten per jaar, dan maak je voor elk feest een nieuw event aan: het nieuwjaarsfeest, de teambuilding in juni, de barbecue in september en het eindejaarsfeest. Er is geen abonnement, dus je betaalt alleen voor de feesten die je organiseert. Bij het aanmaken vul je de bedrijfsnaam en het btw-nummer in; de factuur volgt apart, voor Belgische bedrijven via Peppol rechtstreeks in het boekhoudpakket, voor bedrijven uit het buitenland per e-mail.

Organiseer je een receptie, een seminarie of een klantenevent in plaats van een feest voor het personeel, kijk dan naar de pagina over bedrijfsevents.

Bekijk de pagina voor bedrijfsevents en recepties →