Foto's verzamelen op je bedrijfsevent via QR-code

Een eventfotograaf levert mooie beelden, meestal een week later. Maar de foto's die deelnemers zelf maken, zijn anders: de selfie bij de roll-up, de blik vanuit de zaal tijdens de keynote, het groepje bij de receptie. Die beelden zijn precies wat je wilt voor sociale media, en die krijg je normaal nooit te zien.

Met een QR-code op het event verzamel je ze allemaal, in originele kwaliteit, en zie je ze binnenkomen terwijl het event nog bezig is. Als organisator download je alles als ZIP, of je deelt een VIP-link met de communicatiedienst, het bureau of de fotograaf, zodat zij zelf kunnen kiezen wat ze gebruiken.

Op een zakelijk event heb je meer dragers dan op een feest. Gebruik er een paar tegelijk:

• Op de openingsslide en de slotslide van de presentatie, met één zin uitleg.
• Op de badge of het programmaboekje, zodat elke deelnemer hem de hele dag bij zich heeft.
• Op een roll-up of bord bij de ingang, de registratiebalie en de koffiehoek.
• Op de tafels tijdens de receptie of het diner.
• In de bevestigingsmail vooraf en de bedankmail achteraf, met de link in plaats van de QR-code.
• Laat de moderator het aankondigen bij het begin en bij de pauze. Dat verdubbelt het aantal uploads.

Met het Premium-pakket krijg je een slideshow-link die je opent op het scherm in de ontvangstruimte of tijdens de netwerkreceptie. Elke foto die een deelnemer uploadt, verschijnt binnen enkele seconden. Deelnemers zien zichzelf, maken er nog een paar, en het scherm wordt een gespreksonderwerp. Een foto die niet op het scherm hoort, haal je vanuit je dashboard met één klik van de slideshow en uit de galerij; hij blijft wel in jouw ZIP.

Per event kies je de taal van de uploadpagina, de galerij en de slideshow: Nederlands of Engels. Voor een internationaal congres of een klantenevent met buitenlandse gasten kies je Engels, en dan is elke tekst die deelnemers zien in het Engels.

Foto's van deelnemers zijn persoonsgegevens. Ze staan bij ConceptPics nooit open op het internet: deelnemers zien de galerij enkel via de eventlink, en alleen bij Standaard en Premium. Als organisator verwijder of verberg je elke foto met één klik. Na dertig dagen wordt het event automatisch verwijderd; wat je bewaart, staat in jouw eigen ZIP. Wil je foto's publiceren, dan vraag je zoals altijd toestemming aan wie herkenbaar in beeld is.

Bij het aanmaken vul je de bedrijfsnaam en het btw-nummer in. De factuur volgt apart: Belgische bedrijven krijgen ze via Peppol rechtstreeks in het boekhoudpakket, bedrijven uit het buitenland per e-mail. Prijzen zijn inclusief btw.

Organiseer je meerdere events per jaar, dan maak je voor elk event een nieuw ConceptPics-event aan, elk met zijn eigen QR-code en zijn eigen album. Er is geen abonnement, dus je betaalt alleen voor de events die plaatsvinden. Dat werkt voor een eventbureau dat voor verschillende klanten werkt net zo goed als voor een marketingteam met een kwartaalevent of een vereniging met een jaarlijks congres.

Organiseer je een feest voor het eigen personeel in plaats van een event voor klanten, kijk dan naar de pagina over personeelsfeesten.

Bekijk de pagina voor personeelsfeesten en teambuildings →