Schoolfeest foto's verzamelen via QR-code

Op een schoolfeest maken de ouders de foto's. Van het optreden van de kleuters, de dans van het zesde leerjaar, de kraampjes, de springkastelen en de proclamatie. De school wil die foto's graag voor het schoolkrantje of de website, maar hoe krijg je ze? Een WhatsApp-groep met alle ouders is geen optie: te veel nummers, te veel berichten, en niet elke ouder wil daarin. Een mail met 'stuur je foto's door' levert twintig foto's van drie ouders op.

Met een QR-code op het feest verzamel je alles op één plek, in originele kwaliteit, zonder dat een ouder iets hoeft te installeren of te delen. De organisator ziet alles binnenkomen in het dashboard en downloadt na het feest één ZIP. Dat werkt voor het schoolfeest, het eetfestijn, de opendeurdag, de proclamatie, de schoolreis en de ouderavond.

Een schoolfeest speelt zich af op de speelplaats, in de turnzaal en in de refter tegelijk. Zet de QR-code dus op meerdere plekken:

• Bij de ingang en aan de kassa of de bonnetjesstand, waar elke ouder langskomt.
• Op de tafels in de refter of de eettent, waar ouders zitten met hun telefoon bij de hand.
• Op het scherm of een bord bij het podium, met één zin uitleg voor het optreden begint.
• Bij de bar en bij de springkastelen, waar ouders staan te wachten en te fotograferen.
• In de brief of de mail aan de ouders vooraf, met de link in plaats van de QR-code.
• Laat de directeur of de presentator het één keer zeggen bij de opening. Dat verdubbelt het aantal foto's.

Foto's van kinderen zijn persoonsgegevens, en scholen zijn daar terecht voorzichtig mee. Bij ConceptPics staan de foto's nooit open op het internet. Ouders zien de galerij enkel via de eventlink, en alleen als de school voor Standaard of Premium kiest; bij Instap ziet alleen de organisator de foto's. Elke foto kan met één klik verwijderd of verborgen worden. Na dertig dagen wordt het event automatisch verwijderd; wat de school bewaart, staat in haar eigen ZIP.

Voor publicatie in het schoolkrantje, de nieuwsbrief of op de website gelden de gewone regels van de school: de toestemming die ouders bij inschrijving geven voor beeldmateriaal. Het verzamelen via de QR-code verandert daar niets aan, maar geeft de school wel één plek waar alle foto's staan, in plaats van tientallen losse berichten.

Met het Premium-pakket krijg je een slideshow-link die je opent op het scherm in de refter of de turnzaal. Elke foto die een ouder uploadt, verschijnt binnen enkele seconden. Kinderen zien zichzelf op het grote scherm, ouders maken er nog een paar, en de slideshow wordt vanzelf een attractie van het feest. Een foto die niet op het scherm hoort, haal je vanuit je dashboard met één klik van de slideshow en uit de galerij.

Organiseer je meerdere activiteiten per jaar, dan maak je voor elke activiteit een nieuw event aan: het eetfestijn in het najaar, het schoolfeest in mei, de proclamatie in juni. Er is geen abonnement, dus je betaalt alleen voor de activiteiten die plaatsvinden. Bij het aanmaken vul je de naam en het ondernemingsnummer van de school, de vzw of het oudercomité in; de factuur volgt apart, voor Belgische organisaties via Peppol. Ook voor een jeugdbeweging, een sportclub of een kampweekend werkt het precies hetzelfde.

Lees de complete gids over foto's verzamelen op je event →